Como lidar com os jobs urgentes

Quem atua com gestão de projetos digitais sabe que todo dia é tempo de fazer escolhas. Resolvo este problema ou aquele agora? Faço esta ou aquela demanda? Respondo a este ou aquele e-mail? Esclareço gora ou deixo ele encontrar uma saída sozinho? Definir prioridades é a arte de qualquer gestor, ainda mais daqueles que precisam entregar resultado rápido com entregáveis via web. Quer entender como priorizar sua rotina mesmo com jobs urgentes?

Não ria! Este é conselho mais sábio para quem lida com múltiplas demandas. Oxigenizar o cérebro é fundamental para discernir as questões e não se deixar atolar pelo volume de requisições. Busque o seu centro todos os dias para perceber até onde sua rotina pode ser otimizada e de quais ajuda você precisa para torna-la melhor.

Seja racional. Não é porque a janela do skype está tocando que você precisa parar o que você está fazendo e responder de imediato. Para conseguir a sensação de está priorizando corretamente, é importante refletir. Antes de decidir que a chamada mais recente é a mais urgente, você precisa observar a sua lista de tarefas e o seu contexto. Se tudo é urgente, nada é urgente!

Sempre tive o hábito de observar o meu contexto antes de iniciar uma tarefa. Quem me conhece sabe que respiro em busca de foco para cada nova demanda. Há pouco descobri. por meio do GTD, outras formas de hierarquizar as tarefas cotidianas. Somando as minhas pessoais com as do método, temos:

Você está esperando uma reunião começar e aí olha sua caixa de entrada. É comum usar esse tempo para limpar os emails, respondendo aqueles que precisam de menos de 2 minutos de sua atenção. Este é um exemplo de observar o contexto antes de decidir quais das suas tarefas podem ser realizadas no espaço de tempo de que você dispõe.

Você precisa ter um papo sério com seu time ou com seu chefe para fazer alinhamentos importantes. Sabendo da importância da clareza nesse momento, é importante escolher o horário em quem sua cabeça esteja disponível para expor os argumentos da forma mais clara possível.

Existem as tarefas periódicas, as agendadas, as urgentes e as que serão planejadas. Assuma o controle sobre a sua agenda sempre que possível. Se dê o direito de reservar blocos de tempos para caminhar com suas demandas e atender aos prazos já acordados. Estes devem ser priorizados diante de novos itens. As urgências, inclusive, devem ser acomodadas com a clareza de seu impacto para o que já está combinado.

Quais são os passos que precisam acontecer para que esta demanda seja concluída? Quanto mais claro for o caminho, mais fácil será a execução. Apesar da pressão, essa dica é crucial para os jobs urgentes. Lance mão do checklist e pense sobre tudo que é preciso para executar a demanda e inclua aqui. Acessos, conteúdo, identidade visual, prazo, público-alvo são alguns dos itens comuns em demandas digitais.

Cumpra o item anterior. Ele é fundamental para a delegação eficiente. Saiba que o novo responsável pela tarefa precisa conhecer o que precisa ser feito e o que você espera como resultado. A depender da autonomia do time, o “como (how-to-do)” pode ser omitido já que o foco está na entrega qualificada dentro do prazo esperado.

Os checkpoints são fundamentais para reduzir o retrabalho. Especialmente para demandas de longo prazo, é importante definir alguns marcos de acompanhamento. Nesses instantes você vai identificar os obstáculos e as facilidades para executar a tarefa como esperado. Vai poder estimar com mais clareza o término da tarefa e o início da próxima.

Você erra, seu time também. Culpe-se menos por isso e busque aprender a não repeti-los. As urgências, inclusive, devem ser a menor parte da sua rotina. Toda vez que elas aprecem, seu pensamento precisa estar focado em identificar como elas podem se tornar uma demanda planejada. Isso reduzirá seu nível de tensão e a previsibilidade do seu trabalho.