Como gerenciar múltiplos projetos

5 sites, 3 landing pages, 7 banners, 5 e-books, 1 aplicativo, 2 vídeos. Ufa! Gerenciar múltiplos projetos não é tarefa fácil. Essa é uma convicção de quem coordena demandas digitais, especialmente em produtoras e agências. Neste artigo, vamos compartilhar algumas experiências sobre isso e apresentar dicas em busca do equilíbrio entre a satisfação da empresa, clientes e do time.

Diferença entre gestão de portfólio, programa e de múltiplos projetos

Uma busca no Google me fez perceber que é comum o uso destes 3 termos como sinônimos para a atividade de quem se dedica a controle de vários entregáveis. No entanto, algumas distinções precisam ser feitas para facilitar a pesquisa por novos conhecimentos. Vamos lá:

• Gestão de portfólio: é o que faz o alto executivo da empresa na análise das soluções ofertadas ao mercado. É papel dele observar os processos em busca de melhorias que impactem a operação (do comercial ao financeiro).
• Gestão de programa: é o que faz o gerente quando lida com múltiplos projetos de clientes (patrocinadores) diferentes.
• Gestão de múltiplos projetos: essa sim pode ser sinônimo da gestão de programa. Diz-se múltiplos projetos porque um mesmo gestor equilibra os recursos para clientes diferentes.

Em resumo, a gestão de portfólio é mais estratégica e de longo prazo. Já a gestão de programa ou de múltiplos projetos é mais tática e de curto prazo. Detalhei um pouco mais do que aprendi nesse curso do Trampos. Há detalhes também nesse manual que o pessoal do ProjectBuilder preparou.

Os principais desafios de quem precisa gerenciar múltiplos projetos

1 – Interdependência

Sem dúvida, essa é a questão que mais desafia o gestor de múltiplos entregáveis. Como desenvolver projetos diferentes com a mesma equipe, sem perder o prazo acordado e garantindo a satisfação do cliente? Para chegar o mais perto possível desse equilíbrio é preciso ficar de olho nas interdependências. Ou seja, observar o andamento do cronograma, considerando os pontos que podem gerar um efeito dominó, encavalando as demandas. Exemplos:

• Layout A precisa acabar para que o mesmo designer inicie o Layout B
• Ajuste no Layout A pode atrasar o início do layout B
• Reprovação do Layout A obriga a mudança de designer para começar o Layout B sem atraso

Apenas observando a gestão de um time de designers é possível identificar os riscos ao cronograma. Conhecer o processo de produção, reservar prazo extra no cronograma, acompanhar diariamente as execuções são algumas dicas para agir rápido diante de problemas com interdependências.

2 – Visão geral

Todo cliente deseja ter uma visão geral do seu contrato. Quando esta demanda será concluída? Essa é uma pergunta frequente para quem atua com múltiplos projetos. Respondê-la com exatidão no início do projeto não é fácil e há quem acredite quem nem é possível. Tem gente que prefere fazer um cronograma de baixo nível apenas com estimativa de fases. Há quem prefira fazer um contrato baseado em desenvolvimento por funcionalidade sem bater o martelo em uma data, caso de alguns adeptos do Scrum.

Em busca de uma solução, a integração entre cronogramas é a melhor saída. Mas como fazer isso de forma fácil? Algumas ideias:

• Acompanhar os cronogramas diariamente – Exemplo: Daily Scrum
• Padronizar o cadastro das demandas, incluindo o tempo dedicado (timesheet), em um gestor de tarefas
• Atualizar o andamento dos projetos em um dashboard que ajude a verificar o andamento ao longo do tempo
• Identificar atrasos que prejudiquem a data final, antecipando ao cliente

3 – Eficiência na delegação (handoffs)

Tenho de gerenciar múltiplos projetos: faço um pouquinho de cada, ou foco em um por vez? Na tentativa de atender aos vários clientes, a eficiência do time é jogada de lado em muitos casos. Perceba que nosso cérebro não é multitarefa e ao pausar um projeto para dedicar horas a clientes diferentes você está reduzindo a produtividade do seu time. Entendo que a complexidade dos projetos e as datas de início podem obrigar o gerente de projetos a colocar demandas em paralelo. Isso não significa colocar 2 demandas ao mesmo tempo para um mesmo profissional. E aí está a diferença. Observe:

Site A – Contrato 02/01/2017 – Comercial A, Designer A, Programador A
Site B – Contrato 02/01/2017 – Comercial A, Designer B, Programador A

Como desenvolver os 2 sites em paralelo?

Neste caso, o diferencial do projeto está na diferença entre os designers. Mesmo que o briefing tenha sido coletado no mesmo instante, você conseguirá seguir com o layout no mesmo prazo, já que os profissionais atuarão em projetos diferentes. Para evitar o gargalo na hora da programação, você precisa garantir que o menor site comece antes, com prazo em cronograma para que a programação termine em tempo de começar a do site maior. No fim, a ginástica será alocar os recursos em um jogo de tetris que não desgaste a relação com o cliente.

4 – Priorização

Como podemos ver acima, exercitar a priorização é fundamental para gerenciar múltiplos projetos. Existem metodologias que ajudam na hierarquização das demandas, mas é importante entender quais são os motivos que tornam um projeto mais relevante que outro dentro da empresa. Relacionamento com o cliente, interdependência com outro contrato, lucratividade, vigência do contrato são alguns dos indicadores possíveis. No fim, este alinhamento precisa ser claro com todos da empresa para evitar falhas na comunicação.

Dica extra – Vídeo

Múltiplos projetos digitais: como gerenciar cronograma