Gerenciamento do tempo nos projetos: lidando com o empilhamento

Um dos erros mais comuns no gerenciamento do tempo nos projetos é a perda de prazo. Esse problema fica ainda mais intenso quando o gestor  precisa lidar com o empilhamento das demandas. Ou seja, precisa incluir novos clientes na agenda de tarefas da equipe. Nessa hora fica difícil avaliar o impacto do cronograma e garantir o prazo final e a data de entrega dos projetos.

Dificuldade de cálculo

O erro na atribuição do prazo geral dos projetos acontece por um erro no cálculo dos projetos empilhados.

Observe esse cenário:

Projeto 01
Início do projeto: 01/01/2017
Dedicação da equipe: exclusiva
Prazo geral: 30 dias corridos
Dias já trabalhados no projeto: 10
Prazo final para entrega do projeto: 20 dias
Data final: 30/01/2017

Projeto 02
Início do projeto: 10/01/2017
Dedicação da equipe: exclusiva
Prazo geral: 30 dias corridos
Dias já trabalhados no projeto: 0
Prazo final para entrega do projeto: 30 dias
Data final: 09/02/2017

Qual o erro no gerenciamento do tempo nos projetos?

Se você disse que a data final do projeto 02 está errada, parabéns! Você identificou o erro mais recorrente dos gestores de projetos na hora de empilhar projetos.

Nesse caso, o gestor do nosso exemplo ignorou que sua equipe está designada para atuar de forma exclusiva no projeto 01. Ou seja, ela só poderá trabalhar no projeto 02 quando terminar o projeto 01. É o que chamamos de dependência entre os projetos.

Qual seria o prazo geral correto?

56 dias corridos. Esse é o prazo final para a entrega do projeto 02, no dia da assinatura do contrato, se forem mantidas as características no cenário.

Olha a fórmula:

Prazo geral para o cliente 02 = PJ01 + PJ02 + Mi02

A saber:

PJ01 = Projeto 01
Prazo para o final: 20 dias corridos

PJ 02 = Projeto 02
Prazo para o final: 30 dias após o final do projeto 01

Mi02 = Margem para imprevistos (+20% do PJ02)
Mi02 = 06 dias

Resultado final:

20 + 30 + 06 = 56 dias corridos
É isso! No ato da assinatura do contrato, o cliente 02 receberá 56 dias como prazo de entrega do projeto. Considerando o início em 10/01/2017, o projeto 02 seria entregue em 07/03/2017. Assim, você conseguirá manter a equipe concentrada no projeto 01 e não frustará a expectativa dos envolvidos.

Dúvidas sobre o gerenciamento do tempo nos projetos? Deixe nos comentários e aproveite para ler “Cronograma do projeto: como não errar no prazo“.