21 / 06 / 22

Como fazer uma gestão de projetos digitais eficiente?

Desmistifique a gestão de projetos digitais e alcance bons resultados junto ao seu time com essas dicas

mãos de uma pessoa negra segurando post it

A gestão de projetos eficiente garante o sucesso nas etapas simples e complexas de um trabalho

Se você está iniciando na área de projetos digitais ou almeja estar em um cargo com essa atribuição deve ter dúvidas sobre eficiência das operações, metodologias, comunicação com o time entre outras coisas. Palavrinhas simples mas que, no final das contas, são grandes desafios na condução desse tipo de cultura de trabalho.

A verdade é que não existe receita de bolo, existe um objetivo em comum que é realizar entregas com qualidade para satisfazer o interessado final, seja o cliente – quando se trata de agências ou profissionais de marketing prestadores de serviço, seja a liderança de uma empresa com time de marketing interno. A forma como você, enquanto pessoa gerente, vai chegar nesse denominador comum, pode ser elaborada baseada nas suas melhores habilidades, como em um jogo de montar. 

A seguir, listamos algumas orientações para desmistificar a gestão de projetos digitais e ajudar você na missão de alcançar bons resultados junto ao seu time. 

A relação da gestão de projetos com o marketing digital

Para contextualizar, no geral, a gestão de projetos é uma cultura necessária para estruturar e sistematizar todos os aspectos de uma proposta, suas entregas e ferramentas. O que se espera dessa cultura é que haja um maior controle sobre o que acontece durante o desenvolvimento de determinado escopo dentro das empresas.

A gestão de projetos pode ser utilizada para garantir o sucesso em etapas complexas de um trabalho ou até em atividades internas. No marketing digital, ela funciona como uma verdadeira cola que une os times, pois ajuda a manter uma visão mapeada dos processos, contribuindo com a organização e, sobretudo, com a otimização do tempo. 

Não investir na gestão de projetos dentro do marketing digital é andar na corda bamba de olhos vendados, já que a configuração dos times envolve muitos processos e áreas diversas como comercial, atendimento, conteúdo, design, compra de mídia, monitoramento e tantas outras.

Negligenciar a falta de sinergia entre estes setores pode ser arriscado, comprometer as entregas e frustrar todos os envolvidos. Sendo assim, ter a consciência da necessidade de implementação de uma cultura de gestão de projetos digitais é um bom começo.

Alinhamento de expectativas e escopo bem definido

Nada tão frustrante quanto uma promessa não cumprida, concorda? Uma dica de ouro tanto para a gestão de projetos digitais quanto para qualquer outra área é: deixe os objetivos do projeto claros no escopo discutido com cliente e time. É preciso alinhar as expectativas do cliente com o que pode ser executado pela equipe.

É desmotivador você trabalhar em algo sem saber o propósito daquilo. Então, estabelecer objetivos reais ajuda a identificar em qual ponto a empresa está, aonde se quer chegar e como alcançar isso para, sobretudo, estar ciente sobre os riscos do projeto. Além disso, um cronograma para identificar as etapas e prazos de entrega é indispensável para as equipes envolvidas trabalharem no mesmo ritmo.

Boa comunicação com o time

O diálogo é a base de qualquer relação saudável e, no ambiente corporativo, isso não tem como ser diferente. A comunicação clara com o time é uma das características de uma gestão de projetos eficiente. Criar e manter boas relações interpessoais e ter a capacidade de gerenciar equipes é uma soft skill essencial do profissional que está à frente da gestão de projetos digitais. 

Uma comunicação interna assertiva faz com que os envolvidos no processo se engajem, mostrem seu potencial e contribuam com o seu melhor para o sucesso do projeto. O canal em que será estabelecida a comunicação com o time deve ser escolhido com cuidado para evitar ruídos nas mensagens, falhas no processo e refações desnecessárias.

Outro ponto a ser levado em consideração é o gerenciamento de equipes remotas. Hoje discutimos mais sobre esse assunto e, com o anywhere office (modelo de trabalho em que as pessoas realizam as suas atividades em qualquer lugar) cada vez mais comum entre as empresas, os gestores precisam saber como lidar com profissionais que atuam tanto presencialmente quanto remotamente. Por isso, não deixe de ler “Como gerenciar um time remoto de marketing digital“.

Ferramentas são amigas

Use a tecnologia ao seu favor e use ferramentas que ajudem na gestão de projetos digitais. Por exemplo, para distribuir as tarefas e determinar os prazos uma alternativa é o Trello, baseado na metodologia Kanban, que permite organizar atividades e acompanhar a produtividade do seu time. Por lá você encontra alguns templates gratuitos que podem ser úteis, mas também é possível criar um quadro do zero, do seu jeito.

E para facilitar a troca de informações entre todos os tipos de times, o ideal é que você preze por uma comunicação assíncrona, aquela que não acontece em tempo real. Uma boa dica de ferramenta que estabelece este tipo de comunicação é o Slack, uma plataforma de mensagens que, além de promover essa interação, faz chamadas de vídeo e de voz, recebe arquivos, imagens, entre outras funcionalidades.

Acompanhamento dos indicadores de sucesso

O arremate da gestão de projetos digitais eficiente é esse: mensurar os resultados. Para que as avaliações de resultados e entregas sejam contínuas, os famosos indicadores de desempenho (KPIs) podem otimizar esse processo. Com base nesses indicadores você vai definir quais estratégias podem ser replicadas e o que merece ser aprimorado.

A definição de KPIs deve ser um reflexo dos objetivos da empresa, área, produto e pessoa. Quanto maior a clareza do impacto do indicador no sucesso de negócio, maior o engajamento e associação de crescimento. Um novo site, por exemplo, deve contribuir com o aumento de visitantes, leads e oportunidades de negócio. E não somente com o novo visual. Neste caso, um time web deve ter parte ou total responsabilidade por KPIs como: taxa de carregamento, tempo de visita, taxa de conversão visita / lead.

Em tempo, alguns itens podem ser úteis no acompanhamento do projeto além dos indicadores mais comuns. Manter uma rotina de análise de performance, gerenciamento de riscos, gerenciamento de recursos, mudanças de planos e reuniões de verificação de andamento otimiza o percurso do projeto e facilita a rotina do gestor de projetos, encaminhando para entregas de qualidade. 

Fazer uma gestão de projetos digitais eficiente é uma tarefa trabalhosa, mas compensadora no final, quando os resultados colhidos provam o sucesso. Lembre-se que todo projeto precisa ser objetivo e estar alinhado com o planejamento para que as demandas sejam executadas com foco. Siga esse caminho e alcance mais eficiência no desempenho da sua função.

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Sara Basan

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