Saiba como melhorar a gestão do tempo na sua agência

O ditado que diz que tempo é dinheiro não envelhece! A gestão do tempo de trabalho dentro de uma operação de marketing digital continua sendo um dos problemas das agências que estão sempre às voltas com prazos, entregas e resultados.

Para ajudar a otimizar seu trabalho e aumentar a produtividade do seu time, o GPD listou o top 3 dos problemas com a gestão do tempo dentro das agências digitais. Claro, com dicas de possíveis soluções!

Confira!

Reuniões

Na maioria das vezes as reuniões servem para alinhar o posicionamento da agência com o cliente ou trazer novas demandas. Portanto, nunca deixe de levar uma pauta! O assunto do encontro precisa ser pautado para garantir a boa gestão do tempo. Também deixe claro claro qual será o objetivo da reunião.

Uma boa noção dos temas que serão abordados já deixarão as reuniões muito mais produtivas, mas além disso é preciso convidar para participar apenas quem realmente precisa estar lá. Do contrário, você pode estar ocupando o tempo de alguém desnecessariamente.

Na gestão do tempo, menos é mais

É possível otimizar uma reunião para você e o cliente com dicas simples. Veja só:

• Encontros de 1h (no máximo, viu?);
• Pauta pré-definida;
• Participação apenas de quem é fundamental para o acordo;
• Eleja um líder para conduzir a reunião;
• Não fique à mercê do tempo do cliente.

Aproveitando a última dica acima, fique atento ao seguinte:

Demarque o horário, nunca diga “estou livre a tarde inteira”, por exemplo. Dessa forma você está dizendo que seu horário não tem valor e que a reunião pode durar quanto tempo ele quiser.

Quando você oferece uma janela de tempo “das 14h às 15h”, por exemplo, você delimita, demonstra que tem outros compromissos e já condiciona o cliente a entender que a reunião precisa se produtiva!

Reuniões devem ter objetivo. Nós que fazemos o GPD entendemos que conversas, autoelogios ou movimentos para engajar o cliente não são uma boa prática para reuniões técnicas e ainda contribuem para uma má gestão do tempo. Fique atento!

Refação

Refação é índice de erro, incompatibilidade entre o que foi entregue e o solicitado. Não vacile!

A volta de um material por sucessivas vezes até o resultado final é um enorme gargalo no marketing digital. É preciso entender o que pode ter acontecido antes de realizar as refações. O que está no contexto da reprovação do material?

A demanda pode não ter sido tão especificada no briefing ou o atendimento não aproveitou a oportunidade para tirar todas as dúvidas e trazer as demandas com clareza, ou então, a agência apenas foi demandada e não atuou estrategicamente. Refação gera excesso de trabalho, de testes e horas extras para seu time.

Excesso de urgência

Avalie melhor o que é realmente uma urgência. Nem tudo que chega é urgente, às vezes, é apenas obrigatório de ser feito, mas pode entrar no fluxo do planejamento.

Existem duas motivações que fazem de uma demanda, claramente, uma urgência:

• Se o concorrente fez algo e você precisa agir;
• Algo que deveria ser planejado e não foi (datas comemorativas, por exemplo)

Para evitar urgências, planeje-se! É importante afinar uma agenda e validar com o cliente. Isso vai tornar sua operação mais produtiva e dá muito mais fluidez ao processo produtivo e à inteligência necessária para aplicar ao marketing digital do cliente.

 

O “não” necessário

O temido não também faz parte uma boa gestão do tempo. Por quê?

É preciso ter uma peneira clara entre o que cliente pede e as possibilidade técnicas de executar a demanda fora do planejamento. Se o cliente precisa de algo para o mesmo dia, é fundamental avaliar, não apenas pela operação que precisará rever as prioridades, como também pelo resultado que você conseguirá entregar em tão pouco tempo.

Tenha cuidado: se não for possível, é preciso dizer “não” de forma tranquila e segura. Assim você evitar um time trabalhando de forma desnecessária e a frustração de alguma expectativa que seu cliente possa está criando.

As agências precisam de programação, o planejamento é fundamental para viabilizar as ações de marketing digital. A refação é um sinal de que o briefing e a validação tiveram problemas e que o atendimento não absorveu o máximo possível de informações, contradições, ou pontos de conflitos.

Então, seja crítico na recepção da demanda! Depois que vai para operação o trabalho pode ser muito maior. Isso é fundamental para qualidade do trabalho, pro sucesso e especialmente pra saúde, física, emocional e financeira da agência.

 

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Até a próxima!