Ferramenta de gestão de projetos: testei a Work Box. Veja como foi!

Recentemente recebi o convite do Anderson Garcia, CEO da Work Box, para conhecer a sua ferramenta de gestão de projetos. A startup, fundada em Porto Alegre, já foi adotada por mais de 300 agências digitais no Brasil com a missão de descomplicar a gestão e aumentar a produtividade. Como essa também é a missão do GPD, resolvi conferir a solução mais a fundo. Nessa publicação, você confere o meu review e dicas de uso para profissionais de Marketing Digital.

Como testei a Work Box

Recebi um acesso trial da ferramenta para, durante uma semana, transpor o controle de alguns entregáveis do GPD para a Work Box. Escolhi testar o fluxo de produção de uma landing page, já que é um entregável de baixa complexidade que envolve diversos profissionais digitais.

O acesso à versão de teste

Para ter acesso ao trial da ferramenta, você precisa preencher um formulário com 8 campos simples. Com email validado, o login te leva para o Dashboard e um convite para cadastrar o primeiro projeto. É o total de projetos em que o seu usuário está envolvido que aparece no Dashboard.

→ Solicite o seu acesso de teste

A navegação e funcionalidades principais da ferramenta

A navegação principal da ferramenta é feita por um menu lateral retrátil. Há também um menu secundário superior para recursos do usuário e sua conta. Nesse ponto, achei a experiência bem agradável e de fácil entendimento.

O menu principal é composto por 8 itens. São eles:

• Dashboard: O gerente de projetos consegue ver todas as tarefas em que está envolvido por status (atrasadas, para hoje, próximas tarefas, meus projetos)
• Usuários: Filtro de edição do usuário e criação de um novo usuário
• Clientes: Criação de lista de clientes. A rolagem só aparece a partir do cliente 15.
• Projetos: Criação do projetos e atribuição da equipe responsável
• Tarefas: A visualização é feita com Kanban.
• Relatórios:  É possível criar relatórios por cliente, projeto, tarefas e usuários. Todos com exportação em excel
• Indicadores Gerais: dados sobre a produtividade e recursos envolvidos
• Agenda Geral: Visão de todos os projetos em andamento.

Confira a apresentação da ferramenta em vídeo:

A criação de projeto

Eu já considero projeto o entregável que tenha prazo para entrega e envolva mais de 2 tarefas. No Marketing Digital estamos acostumados com os seguintes:

• Site
• Landing Page
• Blog
• Quiz (entre tantos outros)

Para criar um projeto na Work Box o caminho é simples. Nome do projeto, cliente do projeto, gerente do projeto e datas de início e fim são suficientes. Caso não exista cliente cadastrado ou gerente, a ferramenta já indica ali os cadastros que são necessários para seguir.

A limitação que encontrei nesta tela ficou na quantidade de caracteres para o título do projeto. Avisei ao Anderson e acredito que este ponto já foi corrigido.

A criação de tarefas

O passo seguinte à criação de projetos é o registro das tarefas. É a hora de transpor o que você escreveria em um email para o próximo responsável pela demanda. Perceba nas imagens que as novas entradas (criar projeto ou criar tarefas) usam lightbox. Assim você consegue ver ao fundo em que aba aquele dado será incorporado.

Ao criar a tarefa, você pode escolher deixa-la em backlog (stand by) e continuar criando tarefas para serem (re)distribuídas depois. Descrição, anexos, recorrência e horas estimadas são os principais recursos desta funcionalidade. O uso da recorrência, a propósito, economiza tempo na criação de tarefas que se repetem. E as horas estimadas ajudam a definir padrão produtivo e estimativa de rentabilidade da tarefa.

Acompanhamento do projeto

Depois de criado o projeto e suas tarefas, a Work Box gera um cronograma de Gantt que dá clareza sobre a divisão das tarefas no tempo. Já falamos sobre este recurso, nesta publicação sobre gestão de cronograma.

Diferente do tradicional Ms Project, o cronograma da Work Box não depende de uma planilha gerenciadora. Ele se atualiza na medida em que as tarefas vão sendo modificadas. O que reduz a taxa de erro nas atualizações de cronograma

Como acompanhar múltiplos projetos

Essa aqui é a dificuldade de todo gestor de projetos digitais que conheço. Já falamos em algumas oportunidades sobre ela, especialmente nesta publicação sobre gestão de múltiplos projetos deixei dicas fundamentais. A velocidade, inovação e habilidades relacionadas ao digital já tornam a gestão desafiadora. O combo fica ainda maior quando não há padronização e integração das informações que circulam na agência.

A Work Box se compromete com a resolução desse problema ao criar a funcionalidade “Agenda”. Diferente do Dashboard, em que o usuário vê apenas os projetos em que está envolvido, na Agenda os administradores podem verificar todos os entregáveis em andamento. Lá aparecem as tarefas organizadas por dia da semana com filtros para cliente, projeto e status (a fazer, andamento, pronto).

Ainda é possível gerar diversos relatórios que ajudam no entendimento sobre os recursos aplicados nos clientes, projetos, tarefas e usuários. E aqui preciso confessar que não havia encontrado ferramenta para me dar esse tipo de visão geral. Tanto que criei uma planilha específica para controlar os entregáveis de alta complexidade que gerencio.

Minhas considerações sobre a Work Box

Tive boas surpresas ao navegar pela Work Box. Entendo, no entanto, que a experiência só será conclusiva mesmo quando puder “stressar” a ferramenta com várias equipes envolvidas.  E aí vale a pena ouvir os depoimentos de clientes que já usam a ferramenta em sua totalidade.

Pontos positivos

Em linhas gerais, gostei bastante da experiência de cadastro e navegação na ferramentas. De fato, a exibição dos dados aparece descomplicada e facilita a implementação dos conceitos de agile marketing que dissemino aqui no GPD. Vale muito a pena fazer o teste com um núcleo profissional híbrido e que precise fazer integrações com frequência. Tive uma boa impressão da Work box que pra mim, mantém a leveza de uso do Trello e a robustez de outras ferramentas focadas em produtividade e acompanhamento de prazo.

Pontos de melhoria

Backlog, gestão de dependências, modelos de projetos e cadastro de perfis são evoluções importantes para o universo de agência digitais. Para reforçar o compromisso com a produtividade, a Work Box pode facilitar o dia do gestor dando clareza da relação de dependências com o efeito dominó de um atraso na tarefa. As boas práticas, inclusive, podem se transformar em modelos de projetos a serem replicados como processos na agência.

Minha avaliação

Recomendo o teste de 7 dias na ferramenta, com pelo menos 3 integrantes de funções distintas. Exemplo: gestor, designer e redator. Assim será possível ter uma noção mais clara das interações na gestão de projetos. No comparativo de uso com as ferramentas que já testei, acredito que a Work Box atende tranquilamente aos núcleos de Marketing Digital interessados em implementar a gestão ágil em sua operação.

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