Gestão de projetos e e-mail: se livrar do caos é possível?

Cliente envia e-mail para solicitar uma demanda. Você responde o e-mail com o prazo. Cliente envia outro email perguntando sobre o prazo de entrega. Você vai caçar o email em que já tratou disso para reencaminhar. Multiplique essa rotina por 30 clientes. Percebeu que manter o controle das entregas usando e-mail não é tarefa fácil, certo? Nesse artigo vamos apresentar algumas alternativas para fazer comunicação externa combinando gestão de projetos e e-mail de forma saudável.

Por que o e-mail ainda é tão usado profissionalmente?

Documento! A necessidade de registrar a comunicação entre cliente e fornecedor é o principal motivo para a manutenção do e-mail mesmo com tantas redes sociais e comunicadores instantâneos (Whatsapp, Messeger, Skype). Embora a Justiça brasileira já comece a reconhecer os canais sociais como prova em processos, o envio de mensagens para endereços com @ ainda são fortes em mercados tradicionais.

O e-mail vai acabar?

Há muitas teorias que apostam no enfraquecimento e fim do e-mail na medida em que os nascidos nos anos 2000 sejam maioria no mercado de trabalho. Até lá, teremos alguns anos para buscar alternativas que facilitem a gestão de tickets e a base de conhecimento entre clientes e empresas. Algo que falei nesta publicação sobre gestão do relacionamento.

Qual a alternativa para o e-mail na gestão de projetos?

Muitas empresas adorariam colocar seus clientes dentro de um sistema de chamados para centralizar por lá suas demandas. Mas o que fazer quando você é um prestador de um pacote de serviços com intensa participação do cliente e ele não deseja ingressar no seu gestor de tarefas?

Educar o cliente para que ele mantenha seus pedidos separados por tickets não é das tarefas mais fáceis para quem lida com serviços minimamente customizados. Analisando algumas empresas do setor, especialmente relacionadas à comunicação e marketing digital verifiquei algumas alternativas que apresento a seguir.

Como combinar gestão de projetos e e-mail?

Integração. Se você não está pronto para colocar seu cliente dentro do seu gestor de tarefas, sugiro que realize uma integração entre seu serviço de e-mail e esta ferramenta. Tecnologias como Zapier e IFTTT possuem algumas boas alternativas para isso. O desafio, nesse caso, vai ser condicionar o cliente a manter um padrão de mensagem para diferenciar as suas solicitações. Ah! Mas já tem gente pensando nisso.

Veja abaixo o que o mercado oferece para quem deseja aperfeiçoar o uso do e-mail com inteligência artificial:

Inbox

Aposta do Google para deixar o Gmail ainda mais inteligente. Com o Inbox você consegue melhorar a categorização dos emails e já realizar algumas ações cotidianas como aceitar eventos e criar lembretes.

Slack

Amado pelo time de tecnologia, o Slack é a união de redes sociais, robô e integrador. Com ele o time se comunica por meio de chat e pode usar alguns comandos (personalizáveis) para automatizar ações como iniciar hanguout, planilhar informação etc.

Hipchat

O Hipchat é um serviço para integração do time que reúne chat, video e compartilhamento de tela com integrações com outras ferramentas de git, gestão de tarefas e automação de e-mails.

Podio

Tenha uma visão geral ou acompanhe nos mínimos detalhes o progresso dos seus projetos. Essa é a promessa do Podio que reúne todas as informações do projeto entre o time. Documentos, processos, comunicação também integrados com outras plataformas.